6 "Gmail" triukus, kuriuos turėtumėte naudoti jau dabar, bet tikriausiai ne

Nesvarbu, koks kūrybiškas jūs esate ar kaip sunkiai dirbate, yra tam tikras nepatogumų, dėl kurių daugeliui darbuotojų sumažėja našumas: el. Paštas.

Be šio netradicinių technologijų stebuklo, dauguma mūsų darbo vietų vargu ar egzistuotų. Vis dėlto daugeliu dienų el. Paštas jaučiasi nieko daugiau nei milžiniško laiko čiulpų ir niekada nesibaigiančių darbų sąrašo, kyšančio virš mūsų galvų.

Tai niekada neturėjo būti tokiu būdu!

Aš esu didžiulis geek "Google" produktams, todėl esu gerai susipažinęs su "Gmail" galimybėmis. Aš visada nerimauja, kai kas nors skundžiasi dėl to, kiek jie gauna el. Laišką ir kaip sunku juos tvarkyti.

Tai nėra sunku. Jums tereikia naudoti įrankius.

Aš ištraukiau savo mėgstamiausius truputį naudojamus patarimus, gudrybes ir įrankius, kad "Gmail" būtų lengviau tvarkyti, nes tai yra programa, kurią naudoju, ir ji dažnai naudojama darbo ir asmeninėms paskyroms.

Jei naudojate kitą el. Pašto programą, kai kurie iš šių patarimų bus išversti arba jums gali būti panašūs nustatymai ar įrankiai. Jei ne ... pereikite prie "Gmail". Kodėl tu jau nevartojote? Įlipk į laivą. Negaliu asmeniškai pakankamai evangelizuoti produkto.

Čia yra šeši būdai, kaip skelbti savo pašto dėžutę, grąžinti laiką ir padidinti našumą darbo vietoje, laisvai samdomas vertėjas arba asmeniniame gyvenime:

1. Konfigūruokite savo gautuosius

Šis "Gmail" nustatymas leidžia įjungti arba išjungti skirtukus gautuosiuose: pagrindinį, socialinį, reklamos, atnaujinimų ir forumų.

"Gmail" automatiškai suskirsto laiškus į šiuos skirtukus, taigi kiekvieną dieną jūsų gautuosiuose nė viena didžioji krūva nėra.

Pvz., Jei gausite el. Laišką kaip pašto adresų sąrašo dalį, pavyzdžiui, informacinį biuletenį, kuris pateks į skirtuką "Akcijos". Automatiniai pranešimai iš programų, kurias užsiregistruosite, patenka į "Atnaujinimai".

Daugeliu atvejų tai nėra skubūs pranešimai, todėl galėsite sutelkti dėmesį į tai, kokios sritys yra pagrindiniame pašto dėžute ir vėliau pateksite į kitus skirtukus.

2. Sukurti etiketes ir filtrus

Jei norite rūšiuoti savo el. Paštą rankiniu būdu arba išsamiau nei leidžia "Gmail" skirtukai, galite tai padaryti su etiketėmis.

Skiltyje "Etiketės" savo nustatymuose matysite visas numatytasis etiketes ir visus sukurtus tinkintus elementus.

Sukurkite etiketes, padėsiančias jums rūšiuoti el. Laiškus ir peržiūrėti konkrečių temų temas, pvz., "Pardavimų aikštelės".

Skiltyje "Filtrai ir užblokuoti adresai" galite kurti filtrus, kad automatiškai įklijuoti etiketes į pranešimus ir imtųsi tam tikrų veiksmų.

Pavyzdžiui, bendradarbiuoju su savo komanda per "Google" dokumentus, ir man naudinga gauti el. Paštu pranešimus apie redagavimus ar komentarus, kuriuos redaktoriai palieka mano juodraščiuose. Bet jie visą dieną užkimš mano pašto dėžutę, jei nesuardytų.

Aš sukūriau etiketę "Google Docs" ir filtrą, kad ši etiketė būtų taikoma visiems el. Paštu iš docs.google.com ir praleiskite gautuosius.

Taigi visi mano "Docs" pranešimai yra tinkamai išrūšiuoti pagal tą etiketę, pavyzdžiui, aplanką, ir kai laikas atlikti pakeitimus, galiu atidaryti šį aplanką ir naudoti jį kaip užduočių sąrašą.

3. Groti naudodami "Gmail Labs"

"Gmail" laboratorijos yra eksperimentinės funkcijos, kuriomis galima tinkamai pritaikyti gautuosius. Raskite "Labs" pagal "Gmail" nustatymus.

Mažai paliečia, kaip Pažymėti kaip skaitymo mygtuką gali žymiai lengviau naršyti užimtą pašto dėžutę.

aš naudoju Konservuoti atsakymai, taigi el. laiškų šablonai saugomi bendriesiems pranešimams, pvz., įvadas į potencialų šaltinį, todėl man nereikėtų iš naujo kurti kiekvieno pranešimo. Galėtumėte sukurti sujungtą atsaką, kad greitai ir nuosekliai atsakytumėte į įprastus klausimus.

Kelios gautinos dėžutės leidžia pamatyti rūšiuotą el. laišką pagrindiniame "Gmail" ekrane, o ne paslėpti už skirtukų ar etikečių.

The Peržiūrėti langą gali padėti greitai naršyti el. laiškus, kartu su pašto dėžute atidaryti el. laišką, kaip galėtumėte naudoti el. pašto klientams.

4. Naudokitės trečiųjų šalių paslaugomis, kad jūsų gyvenimas taptų lengvesnis

Už programos nustatymų ribų galite patobulinti savo gautuosius naudodami trečiųjų šalių programas, papildinius ar naršyklės plėtinius.

"Boomerang" "Gmail"

"Boomerang" yra vienas iš mano mėgstamiausių "Firefox", "Chrome" ar "Safari" priedų "Gmail", nes viskas priklauso nuo laiko valdymo.

Pirmadienį gavote kliento el. Laišką, kurį ketvirtadienio susitikime turite kreiptis. Ištrinkite ją iš savo apsunkinto pašto dėžutės ir nustatykite "Boomerang" ketvirtadienio rytą.

Be to, "Boomerang" galite išsiųsti savo siunčiamą laišką kaip priminimą, kad galėtumėte sekti, jei negavote atsakymo. Tai yra paprastas būdas palaikyti ryšius, nesiekiant pokalbių į gautuosius ar bandyti žvalgyti informaciją jūsų galvoje.

Tačiau vienas iš "Boomerang" stiliaus funkcijų yra planavimas, skirtas siųsti el. Laiškus vėliau.

Man patinka siunčiant mano el. Laiškus darbo dienos pabaigoje, bet nenoriu gauti atsakymų ir užduočių pabaigos. "Boomerang" leidžia man rengti el. Laiškus savo pačių laiku ir suplanuoti, kad jie nukreiptų į mano kontaktų pašto dėžutes vėliau, kaip kitą rytą.

Gautieji pristabdyti

Kalbėdamas apie siuntinius siunčiančius el. Laiškus, ar jūs kada nors susitinkate, kad galėtumėte susidoroti su savo korespondencija, tik norėdami pamatyti sąrašą auga kiekvieną kartą, kai baigiate vieną el. Laišką ir grįžtate į gautuosius?

"Gmail" priedas "Inbox Pause" sustabdo tai. Tiesiog paspauskite mygtuką, kad nauji el. Laiškai nebūtų rodomi gautuosiuose.Darbas per neskaitytą sąrašą ir dar kartą paspauskite mygtuką, kad priimtumėte naujus el. Laiškus (ir tuos, kurie atvyko, kai buvo pristabdytas).

Unroll.me

Ar jūsų pašto dėžutė viršija el. Pašto prenumeratas? Manau, kad tai yra didžiausi kaltininkai, dėl kurių dauguma žmonių elgeta beprotybė.

"Unroll.me" išvalo savo pašto dėžutę, "pritraukdami" savo el. Pašto prenumeratas kiekvieną dieną vienoje vietoje. Jūs gausite vieną kasdieninį el. Laišką, kuriame yra visi jūsų prenumeratai, kad galėtumėte lengvai naršyti.

Įterpti tekstą

Įterpti tekstą, "Chrome" plėtinį, veikia panašiai kaip "Canned Responses", nes galite išsaugoti įvairių pranešimų šablonus. Bet tai daro žingsnį toliau.

Nors "Atremtiniai atsakymai" užpildo visą jūsų el. Laišką su išsaugota žinute, "Įterpti tekstą" galite paprasčiausiai įterpti teksto dalį bet kurioje el. Pašto adresu.

Naudokite jį, kad savo parašas būtų pritaikytas gavėjui, įterpkite kontaktinę informaciją, kurios niekada negalėtumėte prisiminti, arba įtraukite įprastą jūsų įmonės aprašymą be elektroninio pašto formos.

5. Kontroliniai pranešimai iš jūsų telefono

Tai pasibaisėtinas pastebėjimas, kad mes esame per daug pririšti prie mūsų išmaniųjų telefonų šiomis dienomis — bet tai taip pat tiesa. Netgi kaip tūkstantmetis, aš nustebau dėl to, kaip užsiėmę kai kurie mano draugų telefonai, o mano "iPhone" taip pat gali žaisti kriketas, kai jį patikrinsiu.

Aš nesu socialinio drugelio ar paklausos lyderis, bet žinau, kad tai ne tik svarbu. Jie tiesiog nepagrindė pranešimų nustatymų.

Šią savaitę rekomenduoju 10 minučių priimti pranešimus visi jūsų programos ramina triukšmą - bet aš tai laikysiu "Gmail" telefonų programos nustatymuose.

Tvarkykite atskiras paskyras

Pirma, "Gmail" programa leidžia jums prisijungti kelias el. Pašto paskyras, o kiekvienai paskyrai galite turėti skirtingus nustatymus.

Tai reiškia, kad, pavyzdžiui, galite išjungti stumdomus pranešimus darbui iš viso ir gauti tik asmeninę korespondenciją į jūsų telefoną. Arba galite išjungti pranešimus el. Paštui, kurį naudojate, tarkim, apsipirkdami internetu, tačiau laikykite juos svarbia darbo korespondencija.

Limit Push Notifications

Kiekvienoje savo "Gmail" programos paskyroje galite nustatyti pranešimus "Visi nauji laiškai", "Tik pagrindinis" arba "Nėra".

Jei norite, kad esate prieinami svarbiems pranešimams, neapsunkinant perspėjimų, rekomenduoju nustatyti "Tik pagrindinis".

Tai įspės jus, kai el. Laiškas bus nukreiptas į pagrindinį gautuosius, tačiau praleisite pranešimus tiems, kurie filtruojami pagal Akcijas, Atnaujinimus, Socialinius tinklus ar Forumus.

Eikite dar toliau ir pabandykite išjungti visus el. Pašto pranešimus. Pateikite savo laiką tik el. Paštu tu Pasirinkite tai pažvelgti.

Arba, jei esate tikrai drąsus, išimkite iš savo išmaniojo telefono pateiktą el. Pašto el. Laišką!

Neleiskite pranešimams kontroliuoti

Nenaudokite akių. Jūs žinote, kad tai reikia pasakyti. Pranešimai išmaniųjų telefonų netikėtai ištrina jus nuo to, ką jūs darote, bet kuriuo dienos metu.

Jie kaupiasi, kad jūs jaučiatės užsiėmęs ir svarbus bei įtemptas, ir jie neleidžia jums budėti naktį ir jus domina, kad jūs neturite laiko žaisti su savo vaikais ar šunimis ar augalais.

Bet jiems to nereikia.

Net jei esate visiškai gyvybiškai svarbi jūsų kompanijai ir turi būti prieinama iš anksto (dauguma iš mūsų neveikia), jūs galite sutaupyti savo dienos be trūkstamų dalykų, atlikdami keletą paprastų telefono nustatymų koregavimų.

Pavyzdžiui: Ar jums reikia skambėjimo signalo, kad visi galėtų išgirsti jūsų įspėjimą, ar pakaktų vibracijos?

Ar jums net reikia vibracijos, ar ekrane pasirodys pop-up langas?

Ar iš tikrųjų reikia, kad iškylantis langas, ar pranešimas gali būti tik jūsų "Pranešimų centre", kurį vis tiek patikrinate kas tris minutes?

Ar matai, kaip tylus tavo gyvenimas gali gauti?

Išjunkite ženklelius, kurie šaukia apie 1446 neperskaitytų laiškų. Pasirinkite mažiau invazinius pranešimus, kurie ištrinami, o ne reikalauja įspėjimų, kuriuos reikia atkreipti jūsų dėmesį, ir pasinaudokite "Nenaudojimo" ar "Nem toje" nustatymuose.

Nė viena tai nėra sudėtinga ar daug laiko. Padarykite keletą minučių, kad galėtumėte kontroliuoti savo telefoną ir gyventi, kvėpuoti ir atsipalaiduoti lengviau eidami į priekį.

6. Išeikite iš elektroninio pašto!

Galiausiai pats svarbiausias el. Pašto dvasios patarimas, kurį galiu pasiūlyti, yra toks: kaip galima mažiausiai.

Nors el. Paštas vienu metu buvo greitas būdas bendrauti su kolegomis, klientais ar klientais, dabar jis yra vienas iš mažiausiai efektyvių.

Tonai programų dabar atlieka darbą, kuris anksčiau nukrito į elektroninį paštą, ir jie tai daro daug geriau!

Jei norite palaikyti pokalbius su kolegomis, išeikite iš el. Pašto ir pabandykite naudoti pokalbių programą, pvz., "Slack", "Google Hangouts" arba "Messages for Mac".

Jei norite bendradarbiauti ir atsiliepimai apie komandos projektus, naudokite kitas "Google" programas:

Dokumentai, lakštai ir skaidres leiskite savo komandai kurti turinį, tuo pačiu metu dirbti vienu metu ir stebėti pakeitimus bei komentarus. Panaikinkite priedų siuntimą el. Paštu.

Vairuoti leidžia jums įkelti, saugoti, bendrinti ir atsisiųsti failus beveik bet kokiu formatu, taigi jums nereikės siųsti el. paštu.

Kalendorius padeda planuoti įvykius ir susitikimus, dalijantis tvarkaraščius su kitais, kad galėtumėte greitai pamatyti, kada visi yra užsiėmę ar turimi - ir sustabdyti siuntimą paštu ir atgal planuoti susitikimus!

Formos padeda kurti apklausas anoniminiam atsiliepimui rinkti viduje arba išorėje arba rinkti informaciją, pavyzdžiui, apie darbuotojų registraciją renginiams.

Norėdami stebėti komandos našumą, užduotis ir projektus, išbandykite vieną iš šių nemokamų programų: "Flow", "Trello" ar "iDoneThis".

Paprasčiausias būdas paslėpti savo pašto dėžutę yra tai, kad jis visų pirma nepakliūtų!

Jūsų posūkis: ką naudojate "Gmail" hacks, kad dirbtumėte produktyviau?

Dana Sitar (@danasitar) yra "Penny Hoarder" personalo rašytojas. Ji parašyta Huffington Post, "Entrepreneur.com", "Writer's Digest" ir kt., Bando humorą visur, kur tai leidžiama (o kartais ir to nedaro).